Standardna pisemska predloga

Kaj je standardna pisemska predloga v Sloveniji?

Standardna pisemska predloga je uradno oblikovan dokument, ki določa, kako naj bo poslovno ali uradno pismo oblikovano v Sloveniji. Uporablja se predvsem v javnem sektorju, podjetjih in pri uradni komunikaciji, saj zagotavlja enotnost in profesionalnost v poslovnem komuniciranju. Predloga temelji na standardu SIST ISO 860, ki določa elemente, kot so postavitev naslovnika, datum, podpis in druge sestavine pisma.

Kako je sestavljena standardna pisemska predloga?

Standardna pisemska predloga vsebuje več strukturiranih elementov, ki morajo biti razporejeni po točno določenem vrstnem redu. Med ključne sestavine sodijo:

• Naslov pošiljatelja (zgoraj levo),

• datum (desno poravnano),

• referenca in zadeva,

• naslovnik,

• osrednje besedilo z uvodom, jedrom in zaključkom,

• pozdrav, podpis in po potrebi priloge ali kopije.

Vsi ti elementi so razporejeni v skladu z grafičnimi in vsebinskimi pravili, ki omogočajo enostavno branje in hitro razumevanje.

Kako pravilno napišemo pismo po standardni predlogi?

Za pravilno pisanje pisma po standardni predlogi je ključno, da upoštevamo tako vsebinske kot oblikovne smernice. Besedilo mora biti jasno, formalno in brez slovničnih napak. Pisava naj bo običajno Arial ali Times New Roman, velikost 11 ali 12 pt, z enojnimi razmiki. Odstavki naj bodo ločeni z enim praznim vrsticam, pri čemer se ne uporablja zamika. Na koncu ne pozabite na podpis odgovorne osebe in morebitne priloge, ki jih je treba ustrezno navesti.

Posebnosti v Sloveniji

V Sloveniji je standardna pisemska predloga posebej pomembna v kontekstu uradne in poslovne komunikacije, saj se uporablja v javni upravi, izobraževalnih ustanovah, sodstvu ter večjih podjetjih, kjer je konsistentnost v pisanju ključna. Tukaj je nekaj posebnosti in značilnosti, ki so povezane s tem modelom dokumenta v Sloveniji:

1. Uporaba slovenskega standarda SIST ISO 860

V Sloveniji se uradna pisemska predloga opira na standard SIST ISO 860:2005, ki temelji na mednarodnem standardu, vendar je prilagojen slovenskemu okolju. Ta standard določa postavitev elementov pisma, kot so logotip organizacije, datum, številka dokumenta (referenca), zadeva, naslovnik, podpis in drugi sestavni deli.

Posebnost je, da mora biti vsak dokument sledljiv, zato so številke dokumentov (referenčne oznake) v javni upravi zelo pomembne in se natančno beležijo v dokumentacijskih sistemih (npr. eVem, eUprava, IPP).

2. Jezikovna in pravopisna doslednost

V Sloveniji je uradna komunikacija strogo formalna. Pisma, napisana po standardni predlogi, morajo biti jezikovno brezhibna in upoštevati Slovenski pravopis, Pravopisna pravila ZRC SAZU ter priporočila Uradnega lista RS.

Pogosto se uporablja vikanje (spoštljiva oblika naslavljanja) in pozdravne fraze, kot so "S spoštovanjem", "Lepo pozdravljeni" ipd., ki sodijo v kulturno in pravno tradicijo slovenskega poslovnega pisanja.

3. Digitalizacija in elektronski podpis

V zadnjih letih se standardna pisemska predloga v Sloveniji pogosto uporablja v elektronski obliki, zlasti v e-poslovanju in e-upravi. V teh primerih so pomembni tudi elementi, kot so:

• digitalni certifikat in elektronski podpis (npr. SIGEN-CA),

• format PDF/A za dolgotrajno hrambo dokumentov,

• številčenje in klasifikacija dokumentov v elektronskih dokumentacijskih sistemih (npr. DMS).

To pomeni, da mora biti standardna pisemska predloga prilagojena tudi digitalnim orodjem, pri čemer se še vedno ohranja oblika in vsebina, kot jo določa standard.

Model 1: Standardno pismo – javni sektor (občina, ministrstvo itd.)

Model 2: Standardno pismo – poslovna raba (podjetje)

Prenesite primer v Wordu